+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Приказ о введении номенклатуры дел

Номенклатура дел — кто обязан вести? Версия для печати Номенклатура дел, систематизация и хранение документов в делопроизводстве — такие темы были рассмотрены на вебинаре, который транслировался в начале июля в Тамбовской областной ТПП. Ведущая вебинара, документовед, специалист по информационным технологиям управления, доцент кафедры документоведения и ДОУ Государственного университета управления, к. Делопроизводство и архивное дело. Ведение номенклатуры дел обязательно для организаций, которые включены в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами ч. Для данных организаций основным в деятельности по делопроизводству является Приказ Минкультуры России от

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как сформировать номенклатура дел? . Эксперт в области делопроизводства Доронина Л.А,

приказ о создании номенклатуры дел

Общие положения Номенклатура дел разработана с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Департамента, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел служит для группировки в дела исполненных документов, для закрепления индексации дел, для установления сроков их хранения.

Она является основой для составления описей дел для постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также учетным документом в делопроизводстве Департамента.

Сроки хранения документов установлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М.

Номенклатура дел носит обязательный характер. Номенклатура дел построена по структурному принципу, то есть ее разделами являются наименования структурных подразделений Департамента. Внутри разделов дела расположены по степени важности и взаимосвязанности включенных в них документов.

Номенклатура дел Департамента составлена по форме, установленной Основными правилами работы ведомственных архивов, М. В конце номенклатуры дел приводятся оглавление и список сокращений. Применение номенклатуры дел Номенклатура дел Департамента состоит из 5 граф.

В графе 1 "Индекс дела" указаны индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из двух частей: Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группа цифр индекса структурного подразделения отделяется от порядкового номера дела с помощью тире.

В графу 2 "Заголовок дела" включены наименования дел, образующихся в деятельности Департамента. Заголовки дел внутри разделов подразделов номенклатуры расположены по степени значимости документов, сформированных в дела, и их взаимосвязи комплекс дел по одному вопросу.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие оранизационно-распорядительную документацию вышестоящих организаций, присланную в Департамент. Далее включены заголовки дел, содержащие организационно-правовые документы; распорядительные документы и документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, затем - переписка, журналы, графики и др.

В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются наименования основных видов документов, которые вошли в дело. В зависимости от количества документов в течение года под одним названием может быть сформировано не одно, а несколько дел томов.

Для учета количества заведенных дел томов в номенклатуре отводится графа 3 "Кол-во дел томов ". В конце номенклатуры по истечении года делается итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в Департаменте в целом по установленной форме.

При составлении итоговой записи используются сведения графы 3. Подсчет должен вестись с учетом "переходящих" дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, с отметкой "ЭПК". В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указаны сроки хранения дел со ссылкой на статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М.

Кроме того, в графе 4 даны соответствующие разъяснения к срокам хранения документов: Срок хранения "до минования надобности" относится в основном к копиям документов, в том числе присланным из вышестоящих организаций распорядительные документы, инструкции, методические рекомендации и др.

Исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом окончания дел в делопроизводстве. Так, дело, законченное в делопроизводстве в году и имеющее срок хранения 5 лет, должно храниться до 1 января года.

Срок хранения журналов исчисляется с даты последней записи в журнале. В большинстве случаев журналы являются "переходящими" делами.

Отметка "ЭПК", добавленная к сроку хранения дела, означает, что после окончания срока хранения дело просматривается экспертной комиссией Департамента с целью выявления документов постоянного хранения.

Уничтожение документов с отметкой "ЭПК" допускается только после согласования отдельно составленного акта о выделении к уничтожению документов и дел на ЦЭПК Главархива Москвы при условии упорядочения документов постоянного срока хранения и по личному составу за соответствующий период.

В графе 5 "Примечание" проставлены отметки об особенностях формирования дел и месте хранения подлинников документов.

При практическом использовании номенклатуры дел в этой графе сотрудниками могут быть указаны дополнительные сведения: Нумерация разделов номенклатуры дел Департамента начинается с раздела 02 в связи с тем, что 01 зарезервирован для делопроизводства руководителя Департамента, разделы 07, 08 в номенклатуру дел Департамента не включены, так как предусмотрены для документов, образующихся в делопроизводстве первого и второго отделов.

В конце каждого раздела номенклатуры оставлены резервные графы на случай заведения дополнительных дел в течение года, которые не были предусмотрены в номенклатуре дел. Номенклатура дел составляется в конце текущего года на следующий год.

Номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение и архив Департамента, согласовывается с экспертной комиссией ЭК Департамента и ЦЭПК Главархива Москвы и утверждается руководителем Департамента.

В случае коренных изменений функций и структуры Департамента разрабатывается новая номенклатура дел и согласовывается с Главархивом Москвы независимо от времени ее последнего согласования.

Номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в контрольно-организационном отделе Департамента. Структурные подразделения Департамента после утверждения номенклатуры дел получают выписки из соответствующих ее разделов для использования их в работе.

Согласованная с ЦЭПК Главархива Москвы номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем Департамента и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Дела по вопросам, не закрытым в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел Департамента следующего года с тем же индексом.

Для удобства работы, оперативного поиска информации необходимо, чтобы индексация структурных подразделений разделов была постоянной, а также по возможности сохранялась из года в год и постоянная индексация дел.

Порядок формирования дел Дела формируются в соответствии с настоящей номенклатурой дел в делопроизводстве Департамента. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении.

Формирование дел заключается в группировке исполненных документов по делам. При формировании дел необходимо руководствоваться следующими основными правилами группировки документов. Заголовок дела в номенклатуре должен соответствовать видам разновидностям документов и их содержанию.

В дела должны помещаться документы только за один календарный год за исключением переходящих дел. При незначительном количестве документов возможна практика сбора документов за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками в номенклатуре дел и на обложке дела.

Нельзя помещать в одно дело документы с постоянным и временным сроками хранения. Документы включаются в дело только в одном экземпляре.

Помещение в дело черновиков и дублетных экземпляров не допускается. Не допускается формировать в дела неисполненные документы, неподписанные документы, незаверенные копии, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, и документы, содержание которых не отвечает заголовку данного дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями. При помещении документов в дело необходимо проверять правильность их оформления наличие на них индекса, отметок об исполнении, подписи, заверительной надписи на копии и т.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Объем формируемого дела не должен превышать листов см. При большем количестве листов формируется несколько томов под одним и тем же индексом, но с указанием номера тома.

Документы внутри дела систематизируются по хронологическому, тематическому, географическому, алфавитному и другим признакам.

Как правило, документы группируются по вопросно-логическому признаку, предусматривающему расположение документов в последовательности решения вопроса. Такая группировка документов совпадает и с их хронологическим расположением.

В строгой хронологической последовательности располагаются документы в делах с перепиской: Приказы, распоряжения руководства Департамента, протоколы совещаний у руководителя Департамента систематизируются в делах по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Отчетные и плановые документы включаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Пояснительные записки должны предварять отчет или план; приложения располагают за основным документом.

Проекты документов группируются отдельно от утвержденных документов. На обложке каждого дела должны быть указаны: Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях в течение срока, указанного в номенклатуре дел.

Дела постоянного хранения хранятся в Департаменте в течение 10 лет, после чего готовятся к передаче и передаются в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в Центральный архив города Москвы.

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел - образец

Раздел 3. Организация работы с документами Часть 3. Оперативное хранение документов Номенклатура дел Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Делопроизводство и архивное дело.

Введение Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря г.

Что такое номенклатура дел?

Общие положения 1. Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях далее - Правила устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях далее - организации. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления далее - уполномоченный орган порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления далее - служба ДОУ. В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо. Действие Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан. Работы по созданию закрытых ключей электронной цифровой подписи порядок выработки, регистрации, выдачи, хранения, уничтожения для юридических лиц, государственных органов или должностных лиц и порядок обеспечения режима секретности и сохранности электронных документов и закрытых ключей электронной цифровой подписи, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, определяются нормативными правовыми актами в области защиты государственных секретов. В настоящих Правилах используются следующие понятия: Глава 2.

Приказ об утверждении номенклатуры дел - образец (2018)

При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Листы приложений к распорядительному документу и сопроводительному письму нумеруются отдельно. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания. Допускается печатание документа, кроме распорядительного, с использованием оборотной стороны листа. Глава 3.

Актуально в году

Номенклатура дел

Эффективность работы информационно-поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников классификатор вопросов деятельности организации, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов, номенклатуры дел. Поля записи базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы полностью соответствуют параметрам последующего оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов. Параграф 5. Порядок контроля исполнения документов Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов. Сведения об исполнении документов, подлежащих контролю, и сведения об исполнении обращений физических и юридических лиц заполняются по форме согласно приложениям 12 и 13 к настоящим Типовым правилам.

Вход на сайт

Номенклатура дел 3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Составление номенклатуры дел Приказы со сроком хранения 75 АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ВВЕДЕНИЕ Кадровое делопроизводство.

Опубликован приказ о введении в действие номенклатуры дел

В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название; в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными корреспондентами, их наименования не перечисляются; при обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: Трудовой кодекс Республики Казахстан. Постатейный практический комментарий Подготовлен с учетом изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Казахстан и одобрен Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан.

Общие положения Номенклатура дел разработана с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Департамента, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел служит для группировки в дела исполненных документов, для закрепления индексации дел, для установления сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел для постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также учетным документом в делопроизводстве Департамента. Сроки хранения документов установлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М.

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 5 лет хранения, а также для учета дел. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от Приказом Минкультуры РФ от Номенклатура дел составляется на основании Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Требования нового ФЗ "Об образовании в РФ" к уставу образовательного учреждения
Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Харитон

    Видео хорошее ,только вот что делать человеку в такой ситуации?Как забрать свой автомобиль ?

  2. tranesar

    Святая Фемида следит за вами, ей совесть приказано взвешивать в граммах.

  3. Евлампия

    Круто .бесплатная консультация. спасибо!

  4. colopen

    Как минимум лайк за чуть-чуть посмеялся , но и за материал спасибо. на этом видео все же подписался. Всех с наступающим!

  5. Кузьма

    Кожен має право володіти, користуватися і розпоряджатися своєю власністю, результатами своєї інтелектуальної, творчої діяльності.

  6. Афанасий

    Теперь люди не смогут спокойно жить, сделать себе огород и жить за счёт него

  7. Вацлав

    Можно ли собирать валежник и рубить сухие деревья в посадках?

  8. Аггей

    Как там Вован сказал про взрывчатые вещества? Мы в рай, а они просто сдохнут.